Guide pour l'expédition d'échantillons biologiques avec UPS

L'expédition d'échantillons biologiques, tels que les échantillons de diagnostic et de recherche, exige le strict respect des consignes de sécurité et de réglementation afin de protéger la santé publique et d'assurer la conformité. United Parcel Service (UPS) facilite le transport de certains échantillons biologiques, notamment ceux classés comme substances infectieuses, catégorie B (UN3373) et les échantillons humains ou animaux exemptés. Ce guide complet est destiné au personnel des laboratoires médicaux et fournit des instructions détaillées sur les politiques d'UPS, les spécifications d'emballage, les exigences d'étiquetage, les articles interdits, les responsabilités de l'expéditeur, la documentation nécessaire et les procédures opérationnelles étape par étape pour l'expédition d'échantillons biologiques.

1. Politique et portée d'UPS pour l'expédition d'échantillons biologiques
   UPS autorise le transport de substances biologiques spécifiques dans des conditions définies, en particulier pour les échantillons de diagnostic et de recherche. Les catégories suivantes sont concernées :
   Matières infectieuses, catégorie B (UN3373) : Il s'agit de matières biologiques, telles que le sang, l'urine, les tissus ou autres fluides, qui ne répondent pas aux critères de la catégorie A, mais peuvent néanmoins provoquer une infection. Elles sont généralement expédiées à des fins de diagnostic ou de recherche et portent la désignation UN3373, accompagnée de la désignation d'expédition appropriée « Matière biologique, catégorie B ».
   Échantillons humains ou animaux exemptés : Il s'agit d'échantillons de patients présentant une probabilité minimale de contenir des agents pathogènes, tels que des échantillons destinés à des analyses de routine (par exemple, tests de cholestérol, de glucose ou de grossesse). Ils doivent porter la mention « Échantillon humain exempté » ou « Échantillon animal exempté » et répondre à des exigences d'emballage spécifiques.
   Substances infectieuses, catégorie A : Il s'agit de matières hautement infectieuses susceptibles de provoquer une invalidité permanente ou des maladies potentiellement mortelles. UPS limite leur transport aux États-Unis et à Porto Rico, exigeant un accord signé et excluant certains « agents ou toxines » tels que définis par les articles 42 CFR, partie 73 et 9 CFR, partie 121. En raison de ces restrictions, ce guide se concentre sur la catégorie B et les échantillons exemptés.
   Déchets médicaux, cliniques ou réglementés : UPS n'accepte aucune forme de déchet médical, clinique ou réglementé, y compris les déchets reclassés sous d'autres noms d'expédition.
   À des fins de diagnostic et de recherche, les échantillons de catégorie B (UN3373) sont les plus couramment expédiés, et ce guide met l'accent sur leurs exigences tout en abordant brièvement les échantillons exemptés.

Spécifications d'emballage pour Spécimens biologiques
Pour les substances infectieuses de catégorie B (UN3373), UPS impose l'utilisation d'un triple emballage, conformément à l'instruction d'emballage 650 de l'Association du transport aérien international (IATA). Ce système garantit le confinement sûr des échantillons pendant le transport. Les composants du triple emballage sont les suivants :

Exigences supplémentaires en matière d'emballage
Pour les échantillons liquides :
Matériau absorbant : Placez suffisamment de matériau absorbant (par exemple, de la ouate de cellulose, des boules de coton ou des sachets super absorbants) entre l'emballage primaire et l'emballage secondaire pour absorber tout le contenu du récipient primaire en cas de fuite.
Matériau de rembourrage : utilisez un matériau de rembourrage (distinct du matériau absorbant) entre l'emballage secondaire et l'emballage extérieur pour éviter tout mouvement pendant le transport.
Pour les échantillons solides :
Les emballages primaires et secondaires doivent être étanches aux pulvérulents (empêchant ainsi la fuite du contenu sec).
En cas de doute sur la présence de liquide résiduel, utiliser un emballage adapté aux liquides, y compris des matériaux absorbants.
Quantités maximales (pour le transport aérien, par exemple UPS Air) :
Liquides : 1 L par récipient principal, 4 L par contenant extérieur (ou 4 bouteilles de 1 L).
Solides : 4 kg par récipient principal, 4 kg par récipient extérieur.
Échantillons à température contrôlée :
Si une réfrigération est nécessaire (par exemple, à l’aide de glace ou de glace sèche), placez le réfrigérant à l’extérieur de l’emballage secondaire ou dans un suremballage.
Pour la glace, l’emballage extérieur doit être étanche.
Pour la glace sèche, l'emballage doit permettre la libération de gaz carbonique et être marqué « Glace sèche » ou « Dioxyde de carbone solide », UN1845, et la quantité nette en kilogrammes, accompagné d'une étiquette de marchandises dangereuses diverses de classe 9.

Pour les échantillons humains ou animaux exemptés, l'emballage doit comprendre des contenants primaires et secondaires étanches, un matériau absorbant adéquat pour les liquides et un emballage extérieur suffisamment résistant. Ces échantillons ne nécessitent pas le triple emballage complet, mais doivent être marqués de manière appropriée (voir section 3).

Exigences en matière d'étiquetage
Un étiquetage approprié est essentiel pour identifier les échantillons biologiques et garantir la conformité à la réglementation. UN3373 Pour les envois (catégorie B), l'emballage extérieur doit porter :
Étiquette losange UN3373 : Étiquette en forme de losange de 50 mm x 50 mm, avec une largeur de trait d'au moins 2 mm et le texte « UN3373 » en lettres d'au moins 6 mm de hauteur. L'étiquette doit être clairement visible, lisible et placée sur un fond contrasté.
Désignation officielle de transport : Le texte « MATIÈRE BIOLOGIQUE, CATÉGORIE B » doit être inscrit à côté de l'étiquette UN3373, avec des lettres d'au moins 6 mm de hauteur. Ce texte peut être manuscrit, pré-imprimé sur une étiquette ou pré-imprimé sur l'emballage, mais l'étiquette doit rester en forme de losange (et non de carré).
Symbole de danger biologique : Pour les échantillons contenant du sang ou des produits sanguins, un symbole de danger biologique doit être affiché sur le récipient primaire ou l’emballage secondaire.
Pour les échantillons humains ou animaux exemptés, l’emballage extérieur doit porter la mention « Spécimen humain exempté » ou « Spécimen animal exempté », selon le cas, au lieu de l’étiquette UN3373.
Si de la glace sèche est utilisée, l'emballage extérieur doit également inclure :
Le texte « Glace sèche » ou « Dioxyde de carbone, solide », UN1845, avec la quantité nette en kilogrammes.
Une étiquette de marchandises dangereuses diverses de classe 9.

Spécimens biologiques interdits
UPS interdit strictement le transport des matières biologiques suivantes :

Responsabilités de l'expéditeur
L'expéditeur est entièrement responsable du respect des politiques d'UPS et des réglementations applicables. Ses principales responsabilités incluent :
Classification : Classer avec précision la substance biologique en fonction de son niveau de risque (par exemple, catégorie B, exemptée ou catégorie A). Un jugement professionnel est requis pour les échantillons exemptés, en tenant compte des antécédents médicaux, des symptômes et des conditions locales.
Emballage : Utilisez le système d'emballage triple pour les échantillons UN3373 ou un emballage approprié pour les échantillons exemptés, en garantissant la conformité avec l'instruction d'emballage IATA 650 ou 49 CFR § 173.199 pour le transport terrestre national.
Étiquetage : Appliquez les étiquettes appropriées (par exemple, étiquette en forme de losange UN3373, nom d'expédition approprié, symbole de danger biologique) selon les besoins.
Documentation : Préparez et incluez tous les documents d’expédition nécessaires (voir section 6).
Conformité : Adhérer à :
Règlement de l'IATA sur les marchandises dangereuses pour le transport aérien.
49 CFR (Département des Transports des États-Unis) pour le transport terrestre intérieur.
Exigences spécifiques à UPS, telles que la vérification des destinations utilisables et l'obtention d'un contrat international de marchandises spéciales (ISC) pour les expéditions internationales.
Formation : Bien que cela ne soit pas explicitement exigé par UPS pour UN3373, il est fortement recommandé que les expéditeurs reçoivent une formation sur la manipulation et l'expédition de matières dangereuses, y compris les substances biologiques, afin de garantir la conformité et la sécurité.

Documents d'expédition nécessaires
Les documents suivants sont requis pour l'expédition d'échantillons UN3373 (catégorie B) avec UPS :

Rétention:Tous les documents d'expédition, y compris les lettres de transport aérien, les connaissements, les factures commerciales et les listes détaillées, doivent être conservés pendant au moins 2 ans.

Pour Spécimens humains ou animaux exemptésLes exigences en matière de documentation sont minimes, mais une liste détaillée du contenu est recommandée pour faciliter le dédouanement des expéditions internationales.

Étapes opérationnelles pour l'expédition d'échantillons biologiques

Pour expédier des échantillons biologiques avec UPS, suivez ces procédures étape par étape :

1. Classer le spécimen:
   • Déterminez si l’échantillon est de catégorie B (UN3373) ou s’il s’agit d’un échantillon humain/animal exempté en fonction de son niveau de risque.
   • Assurez-vous que l’échantillon n’est pas interdit (par exemple, déchet médical ou catégorie A sans autorisation appropriée).
2. Préparer l'emballage:
   • Pour UN3373 :
     • Utilisez un récipient primaire étanche pour contenir l’échantillon.
     • Placez le récipient principal dans un récipient secondaire étanche contenant suffisamment de matériau absorbant pour les liquides.
     • Enfermez le conteneur secondaire dans une boîte extérieure rigide capable de passer un test de chute de 1,2 m, avec un matériau de rembourrage pour empêcher tout mouvement.
   • Pour les spécimens exemptés :
     • Utiliser des récipients primaires et secondaires étanches avec un matériau absorbant adéquat pour les liquides.
     • Assurez-vous que l’emballage extérieur est suffisamment solide pour le transport et marqué « Spécimen humain exempté » ou « Spécimen animal exempté ».
3. Étiqueter le colis:
   • Pour UN3373 :
     • Collez l'étiquette diamant UN3373 (50 mm x 50 mm) sur l'emballage extérieur.
     • Indiquez « SUBSTANCE BIOLOGIQUE, CATÉGORIE B » à côté de l’étiquette en lettres d’au moins 6 mm de hauteur.
     • Inclure un symbole de danger biologique sur l’emballage primaire ou secondaire des échantillons contenant du sang.
   • Pour les spécimens exemptés : ទ
     • Marquez l’emballage extérieur avec la mention « Spécimen humain exempté » ou « Spécimen animal exempté ».
   • Pour les expéditions à température contrôlée, ajoutez les marquages appropriés (par exemple, « glace sèche », UN1845, avec la quantité nette de glace sèche).
4. Préparer la documentation:
   • Remplissez la lettre de transport aérien (aérien) ou le connaissement (terrestre) avec « UN 3373 Catégorie B Matière biologique x 1 paquet ».
   • Pour les envois internationaux, préparez cinq copies d’une facture commerciale.
   • Joignez une liste détaillée du contenu entre l’emballage secondaire et l’emballage extérieur.
   • Conservez tous les documents pendant au moins 2 ans.
5. Vérifier la destination:
   • Consultez la liste des pays approuvés par UPS pour confirmer que la destination est desservie (liste des pays approuvés).
   • Pour les expéditions internationales, obtenez un contrat international de marchandises spéciales (ISC) auprès d'UPS (Contacter UPS).
6. Planifier le ramassage:
   • Contactez UPS pour planifier un ramassage et informez-les que vous expédiez des échantillons de catégorie B UN3373, car seuls les chauffeurs certifiés peuvent manipuler des matières dangereuses.
   • N'utilisez pas les boîtes de dépôt UPS pour ces envois.
7. Expédier le colis:
   • Assurez-vous que le colis est remis à un chauffeur UPS certifié ou livré à une installation UPS qui accepte les matières dangereuses.
   • Pour les envois internationaux, vérifiez la conformité avec la réglementation du pays de destination.